Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

Rådmannen har det overordnede ansvaret for kommunens arkiv etter forskrift om offentlig arkiv § 1-1, 2 ledd. I kommuner og fylkeskommuner er arkivansvaret en del av det overordnede administrative ansvaret som er tillagt Rådmannen, jf. Kommunelova §23.

Rådmannen har også ansvaret for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i administrasjonens arkivansvar er ellers fastsatt i gjeldende lover og forskrifter, samt i retningslinjer gitt med hjemmel i dette lovverket, jfr. arkivloven.

organisasjonskart service-arkiv

Service – og økonomi avdelingen, herunder arkivtjenesten, i Krødsherad kommune er felles for alle enheter og avdelinger i kommunen. Arkivarbeidet i Krødsherad kommune utføres av arkivtjenesten, det ble den 05.01.15 ansatt arkivansvarlig som har fagansvar på området. Arkivtjenesten er underlagt leder for service - og økonomiavdelingen som igjen er underlagt Rådmannen.

Frem til 01.01.2015 var det den ansvarlige for servicekontor tjenesten sammen med kontorleder som hadde ansvaret for kommunens sentralarkiv.

Fagansvarlig servicekontor skal ha det daglige ansvaret for kommunens servicetorg, som innebærer at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling og forvaltning. Innholdet i arkivansvaret er ellers fastsatt i gjeldende lover og forskrifter, og i retningslinjer gitt med hjemmel i dette lovverket, jfr. arkivloven. Fagansvarlig på servicekontoret er pr idag i tillegg til arkivansvarlig, politisk møtesekretær og ansvarlig for oppdatering og utforming av sosiale medier, herunder kommunens hjemmeside og facebook profil, samt andre oppgaver tilknyttet servicetorget.

Fagansvarlig skal kunne instruere saksbehandlere og øvrig personal i spørsmål som gjelder arkivfunksjonen i kommunen, og videre holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen innen faget.

Ved Servicetorget skjer de aller fleste henvendelser til kommunen, henvendelser i form av tlf, brev, e-post, direkte møte og sosiale medier. Målet er at de som henvender seg til servicetorget, i høyest mulig grad, skal få den hjelp som etterspørres, det innebærer også at de skal ledes til rette vedkommende, slik at det til enhver tid skal kunne gis ett tilfredsstillende svar på hver enkelt henvendelse til kommunen.

Servicekontorets oppgaver er nedtegnet i egne rutinebeskrivelser under felles området (G:), rutiner og retningslinjer.

Servicekontoret består pr dags dato av 3 ansatte:

  •  Fagansvarlig Servicekontor.
  •  Sekretær
  •  Fagarbeider

Fra og med April 2015 ble Service – og Økonomi (SØK) en avdeling som er underlagt sentraladministrasjonen. Det er opprettet totalt 3 fagansvarlige i avdelingen, samt en overordnet leder, service – og økonomileder, som igjen er underlagt rådmannen. Denne avdelingen er bestående av totalt 8 ansatte. Dette kan, på sikt, utgjøre ytterligere endringer i arbeidsoppgaver, og fordelingen av disse.

Frem til 1994 har arkivdokumenter blitt arkivert i fysiske saksmapper. Krødsherad kommune har siden 1994 benyttet det elektroniske arkivsystemet k2000. Det er i perioden etter at det elektroniske arkiveringssystemet ble tatt i bruk, blitt arkivert i fysiske saksmapper i tillegg til elektronisk arkivering. Fra januar 2014 gikk Krødsherad kommune fra k2000 og over til systemet ESA versjon 8.0.5. ESA er ett komplett system for å registrere og holde orden på saker og dokumenter. Programmet er installert og tilpasset Krødsherad kommune.

ESA versjon 8.0.5 er f.o.m februar 2016 endret til versjon 8.1.1, endringsprosessen medfører noen endringer av kommunens eksisterende avtale med Evry, og videre kurs/opplæring av brukere, (Disse avtalene ligger hos fagansvarlig servicekontor).

ESA inneholder funksjoner for å registrere inngående, utgående og intern korrespondanse, for dokumentlagring, for å sørge for rask, forsvarlig og korrekt saksbehandling og administrasjon av saker som skal behandles i styrer, råd og utvalg.

  • Fagansvarlig servicekontor har tilgang til å administrere brukere i ESA, med dette menes; definere organisasjonsenheter, registrere brukere med brukernavn og passord, legge opp dokumentmaler, og   registrere data i hjelperegister. Fagansvarlig for oppmåling, har også denne tilgangen og kan være behjelpelig på disse områdene
Laster...