Utskriftsvennlig versjon

Rutiner for saksbehandler

Administrasjonens saksbehandlingsrutiner

Ekstern post leveres servicetorget innen kl. 10:00 hver dag for at det skal bli sendt samme dag.

Reklame, tidskrifter og regninger legges rett i hylla til saksbehandler. Alle dokumenter som er gjenstand for saksbehandling eller som tjener som dokumentasjon i en sak blir skannet og journalført av arkivtjenesten. E-post regnes som brev.

Personlig adressert post blir lagt direkte i hylla o gikke ikke åpnet av service, dersom dette er gjenstand for saksbehandling så skal posten returneres servicetorget fortløpende.

Journalpost

Opplysninger om dokumentene som kommer inn til eller produseres i Krødsherad registreres i journalposter (JP). Dette er opplysninger om brevets dato, dato for arkivets mottak, avsender/mottaker opplysninger, hvem som har behandlingsansvaret, hva brevet omhandler, når det skal være ferdigbehandlet og hva som er gjort med brevet. Hver journalpost har et eget nummer. Det kan ligge flere dokumenter under hver journalpost, som vedlegg til et hoveddokument. Saksbehandlerne står ansvarlig for at opplysningene er korrekte, både på JP de lager selv og på JP arkivet har opprettet.

Sak

En arkivsak inneholder flere journalposter (JP). Dokumenter som omhandler det samme samles i samme sak. Vi prøver å begrense antall saker, for å få så lite forvirring som mulig og å ha dokumenter som handler om det samme samlet. På den annen side er det viktig at saker som omhandler bare nesten det samme ikke blir blandet.

Finner saksansvarlig noen feil skal de rettes, hvis man ikke har myndighet til å rette dem opp skal man gi beskjed til arkivet ved å sende den elektroniske saken i retur og skrive endringene inn i merknadsfeltet.

Det er kun servicetorget/arkivet som oppretter nye sake, vi skal søke og være helt sikker på at det ikke eksisterer en slik sak fra før. Saksopplysninger skal alltid være offentlige, men i de tilfellene hvor personnummer er brukt som klassering må dette unntas fra offentligheten. Dette er det eneste som skal unntas på saksnivå og kan legges på linje 2.

 

Avskrivning av journalpost

For å forhindre at skriftlige henvendelser blir liggende ubesvart, er det pålagt alle offentlige organer å foreta en restansekontroll. Ubesvarte innkomne dokumenter fremkommer som en restanse inntil de er avskrevet.

Etter 3 uker vil man finne sine restanser merket med rødt i "mottatt post". Dette er brev som etter forvaltningsloven skulle vært besvart. Hvis en ikke har mulighet til å gi noe svar, skal man sende et foreløpig svar. Foreløpige svar avskriver ikke dokumenter.

For å bli kvitt dine restanser må du enten besvare henvendelsen med et nytt brev eller direkte

avskrive journalposten med koder som vist under.

 

Tilgangstyring (skjerming for innsyn)

Det er anledning å skjule elementer i SAK/JP fra offentligheten. Dette skal gjøres med varsomhet, mer-offentligheten bør ligge til grunn i all saksbehandling. Skal noe unntas skal det være et bevisst valg med henvisning til hjemmel i lov.

- Alle i administrasjonen har tilgang på Unntatt off, begrenset til egen avdeling.

Saksbehandlernes ansvarsområde

Du skal ha som daglig rutine å sjekke:

- mottatte journalposter

- egne restanser

- utsjekkede dokumenter

Ledere skal i tillegg sjekke

- ufordelte Journalposter

Ditt ansvar som saksbehandler er:

Sak

- rett administrativ enhet og saksansvarlig

- rett sakstittel (alltid anonymisert)

- rett tilgangskode, hjemmel og fysisk skjerming av klassering (hvis personnummer)

- rett klassering (arkivdel og arkivkode)

Finner du noen feil skal du rette dem, hvis du ikke har myndighet til å rette dem skal du gi beskjed til arkivet via saksbehandler ufordelt og merknad i merknadsfeltet.

JP innkommet

- rett saksbehandler

- rett sakstilknytning

- rett tilgangskode, hjemmel og fysisk skjerming

- avskrive

JP utgående

- rett dokumenttype

- rett tittel

- rett tilgangskode, hjemmel og fysisk skjerming

- rett mottaker

- rett avskriving av innkommet brev

- rett mal

- sjekk inn dokumentet, marker som ferdig, hvis det er ferdig

- marker JP som ferdig (F) for at dokumentet skal journalføres

- trykk ut, skriv under, kopier til kopibok og sak, ekspeder

Saksfremlegg

- rett sakstilhørighet

- dokument type S

- rett tittel

- definere behandling – PS, utvalg, møtedato

- skjerme sensitive opplysninger

- velge rett mal, skrive saksfremstilling og forslag til vedtak

- gi beskjed til avdelingsleder via intern mottaker

Avdelingsledere skal

- slette seg selv som intern mottaker

- godkjenne/endre dokumentet

- endre status på behandlingsfanen til SU

- gi beskjed til bydelsdirektøren via interne mottakere

Bydelsdirektøren skal

- godkjenne/endre dokumentet

- endre status på behandlingsfanen til KL

- gi beskjed til utvalgsekretær via interne mottakere

- slette seg selv som mottaker

Utvalgssekretær skal

- føre saksfremlegget over på sakskartet

Laster...