Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

Rådmannen har det overordnede ansvaret for kommunens arkiv etter forskrift om offentlig arkiv § 1-1, 2 ledd. I kommuner og fylkeskommuner er arkivansvaret en del av det overordnede administrative ansvaret som er tillagt Rådmannen, jf. Kommunelova §23.

Rådmannen har også ansvaret for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i administrasjonens arkivansvar er ellers fastsatt i gjeldende lover og forskrifter, samt i retningslinjer gitt med hjemmel i dette lovverket, jfr. arkivloven.

organisasjonskart service-arkiv

Service og administrasjon, herunder arkivtjenesten, i Krødsherad kommune er felles for alle enheter og avdelinger i kommunen. Arkivarbeidet i Krødsherad kommune utføres av arkivtjenesten, det ble den 01.01.19 ny organisering av arkivtjenesten. Den er nå underlagt service - og administrasjon som igjen er underlagt rådmann. 

Fagansvarlig arkiv skal ha det daglige ansvaret for kommunens sentralarkiv, som innebærer at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling og forvaltning. Innholdet i arkivansvaret er ellers fastsatt i gjeldende lover og forskrifter, og i retningslinjer gitt med hjemmel i dette lovverket, jfr. arkivloven. Fagansvarlig arkiv er i tillegg til arkivansvarlig, politisk møtesekretær og ansvarlig for oppdatering og utforming av sosiale medier, herunder kommunens hjemmeside og facebook profil.

Fagansvarlig skal kunne instruere saksbehandlere og øvrig personal i spørsmål som gjelder arkivfunksjonen i kommunen, og videre holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen innen faget.

Frem til 1994 har arkivdokumenter blitt arkivert i fysiske saksmapper. Krødsherad kommune har siden 1994 benyttet det elektroniske arkivsystemet k2000. Det er i perioden etter at det elektroniske arkiveringssystemet ble tatt i bruk, blitt arkivert i fysiske saksmapper i tillegg til elektronisk arkivering. Fra januar 2014 gikk Krødsherad kommune fra k2000 og over til systemet ESA versjon 8.0.5. ESA er ett komplett system for å registrere og holde orden på saker og dokumenter. Programmet er installert og tilpasset Krødsherad kommune.

ESA versjon 8.0.5 er f.o.m februar 2016 endret til versjon 8.1.1, endringsprosessen medfører noen endringer av kommunens eksisterende avtale med Evry, og videre kurs/opplæring av brukere, (Disse avtalene ligger i ESA og hos fagansvarlig arkiv).

ESA inneholder funksjoner for å registrere inngående, utgående og intern korrespondanse, for dokumentlagring, for å sørge for rask, forsvarlig og korrekt saksbehandling og administrasjon av saker som skal behandles i styrer, råd og utvalg.

  • Fagansvarlig arkiv har tilgang til å administrere brukere i ESA, med dette menes; definere organisasjonsenheter, registrere brukere med brukernavn og passord, legge opp dokumentmaler, og   registrere data i hjelperegister. Fagansvarlig for oppmåling, har også denne tilgangen og kan være behjelpelig på disse områdene.

Arkivtjenesten består av 2 ansatte:

 - Fagansvarlig arkiv

 - Arkivmedarbeider

Arkivmedarbeider tar seg av alle inngående dokumenter som registreres i kommunens sak/arkivsystem ESA. Med Inngående dokumenter menes alle arkivverdige dokumenter som kommer inn pr post og elektronisk via kommunens e-postmottak og tjenesten SvarInn i ESA. 

Laster...