Hva er en sak?

En arkivsak inneholder flere journalposter (JP). Dokumenter som omhandler det samme samles i samme sak. Vi prøver å begrense antall saker, for å få så lite forvirring som mulig og å ha dokumenter som handler om det samme samlet. På den annen side er det viktig at saker som omhandler bare nesten det samme ikke blir blandet.

Finner saksansvarlig noen feil skal de rettes, hvis man ikke har myndighet til å rette dem opp skal man gi beskjed til arkivet ved å sende den elektroniske saken i retur og skrive endringene inn i merknadsfeltet.

Det er kun servicetorget/arkivet som oppretter nye saker, vi skal søke og være helt sikker på at det ikke eksisterer en slik sak fra før. Saksopplysninger skal alltid være offentlige, men i de tilfellene hvor eks personnummer er brukt som klassering må dette unntas fra offentligheten og legges på linje 2.

Saksbehandlers ansvarsområde

Du skal sjekke følgende:

Har saken rett administrativ enhet og saksansvarlig?

Er det rett sakstittel?

Har saken rett tilgangskode, hjemmel og fysisk skjerming av klassering (eks personnummer)?

Har saken rett klassering (arkivdel)?

Finner du noen feil skal du rette dem, hvis du ikke har myndighet til å rette dem skal du gi beskjed til arkivet. 

Du skal ha som daglig rutine å sjekke:

- mottatte journalposter

- egne restanser

- utsjekkede dokumenter

Tilgangstyring (skjerming for innsyn)

Det er anledning å skjule elementer i SAK/JP fra offentligheten. Dette skal gjøres med varsomhet, mer-offentligheten bør ligge til grunn i all saksbehandling. Skal noe unntas skal det være et bevisst valg med henvisning til hjemmel i lov.

- Alle i administrasjonen har tilgang på Unntatt off, begrenset til egen avdeling.