Opplysninger om dokumentene som kommer inn til eller produseres i Krødsherad registreres i journalposter (JP). Dette er opplysninger om brevets dato, dato for arkivets mottak, avsender/mottaker opplysninger, hvem som har behandlingsansvaret, hva brevet omhandler, når det skal være ferdigbehandlet og hva som er gjort med brevet. Hver journalpost har et eget nummer. Det kan ligge flere dokumenter under hver journalpost, som vedlegg til et hoveddokument. Saksbehandlerne står ansvarlig for at opplysningene er korrekte, både på JP de lager selv og på JP arkivet har opprettet.
Avskrivning av journalpost
For å forhindre at skriftlige henvendelser blir liggende ubesvart, er det pålagt alle offentlige organer å foreta en restansekontroll. Ubesvarte innkomne dokumenter fremkommer som en restanse inntil de er avskrevet.
Etter 3 uker vil man finne sine restanser merket med rødt i "mottatt post". Dette er brev som etter forvaltningsloven skulle vært besvart. Hvis en ikke har mulighet til å gi noe svar, skal man sende et foreløpig svar. Foreløpige svar avskriver ikke dokumenter.
For å bli kvitt dine restanser må du enten besvare henvendelsen med et nytt brev eller direkte med "lag svar" funksjonen.
Tilgangstyring (skjerming for innsyn)
Det er anledning å skjule elementer i SAK/JP fra offentligheten. Dette skal gjøres med varsomhet, mer-offentligheten bør ligge til grunn i all saksbehandling. Skal noe unntas skal det være et bevisst valg med henvisning til hjemmel i lov.
- Alle i administrasjonen har tilgang på Unntatt off, begrenset til egen avdeling.
Saksbehandlers ansvarsområde
Du skal sjekke følgende ved inngående journalposter
Er det rett saksbehandler?
Er det lagt på riktig sak?
Er det brukt riktig tilgangskode, hjemmel og fysisk skjerming
Avskrive
Du skal sjekke følgende ved utgående journalposter
Er det rett dokumenttype?
Er det rett tittel?
Er det rett tilgangskode, hjemmel og fysisk skjerming?
Er det rett mottaker?
Er det rett avskriving av innkommet brev?
Er det rett mal?
Er dokumentet ferdig så ferdigstill det.
- marker JP som ferdig (F) for at dokumentet skal journalføres
